Întrebare · Bancă și casă
De ce apare factura neachitată în SAGA, deși banii au intrat?
Factura neachitată în SAGA, deși banii au intrat, înseamnă de obicei că încasarea e înregistrată, dar nu e legată de factură. Nota 5121 = 4111 scade corect soldul clientului, însă situația clienților și scadențarul se uită la legătura dintre factură și încasare. Soluția e să legi încasarea existentă de factură, nu să faci o notă nouă.
- Cele 5 cauze și cum le recunoști
- Exemplu cu calculele verificate
- Pașii din SAGA C și SAGA WEB
Actualizat la · valabil în 2026
Pe înțeles: soldul e corect, legătura lipsește
SAGA ține separat două lucruri: notele contabile, adică fișa contului 4111 al clientului, și legătura dintre fiecare încasare și factura pe care o stinge. Situația clienților și scadențarul se uită la legături. Fără legătură, clientul nu mai datorează nimic în contabilitate, dar factura lui rămâne „de încasat”.
În Situații › Situație clienți (la fel la furnizori) diferența se vede între două coloane:
- „Neachitat final”: soldul contabil al clientului la sfârșitul perioadei;
- „Neachitat la zi”: restul care iese din legăturile factură–încasare.
Exemplu · Alfa Exemplu SRL
Alfa Exemplu SRL emite pe 25.09.2026 factura nr. 245 către Beta Exemplu SRL: 5.000 de lei servicii + TVA 21% 1.050 de lei = 6.050 de lei, scadentă pe 25.10.2026. Beta plătește integral pe 05.10.2026.
Contabila operează extrasul: 5121 = 4111, 6.050 de lei, dar nu alege factura în panoul Detalii al notei.
Ce arată SAGA: fișa 4111 a lui Beta are debit 6.050 și credit 6.050, sold 0, corect. În situația clienților pe 01.09–31.10.2026, „Neachitat final” e 0, „Neachitat la zi” e 6.050, iar factura 245 apare neachitată; în pagina clientului, încasarea apare cu roșu, ca neasociată. După 25.10, factura apare depășită la scadență și poate pleca o somație către un client care a plătit.
Corectarea: legi nota existentă de factura 245, cu bifa „Integral”, până când „Suma rămasă” e 0. Ambele coloane arată 0, fără nicio notă nouă. Date de exemplu.
De ce apare factura neachitată în SAGA: cele 5 cauze
- Încasarea nu e alocată pe factură. Nota 5121 = 4111 (sau 5311 = 4111, la casă) e salvată fără factura aleasă în panoul Detalii, iar suma rămâne nerepartizată: SAGA o vede ca pe un avans.
- Încasarea e legată de altă factură. Soldul total e bun, dar o factură apare plătită și alta, de obicei vecina, neplătită; uneori apare și un rest negativ. Se întâmplă și când doi clienți au același analitic 4111, pentru că panoul Detalii le amestecă facturile.
- Plata furnizorului e pe 581 în loc de 401. 581 ține viramentele interne: depuneri, ridicări de numerar, transferuri între conturile firmei. Pusă pe 581, factura furnizorului rămâne neachitată, iar 581 rămâne cu sold.
- Facturile sau extrasele importate au intrat fără legături. Importul de facturi (XML sau DBF) nu aduce încasări, iar facturile intră de obicei nevalidate; o factură nevalidată nu apare în panoul Detalii. La extrasele importate, notele fără factură găsită rămân nerepartizate. Despre fișierele de import, vezi ghidul de import în SAGA din Excel.
- O stornare nu e asociată cu factura inițială. Stornoul rămâne rând negativ în situația clientului și în scadențar, iar factura inițială pare neachitată cu suma stornată. Se curăță din Reglare, nu cu note noi.
Formulele contabile, pentru contabili
Notele sunt cele obișnuite; diferența o face alocarea pe factură.
| Operațiunea | Nota | În SAGA |
|---|---|---|
| Factura nr. 245 | 4111 = 704: 5.000 de lei; 4111 = 4427: 1.050 de lei | o validezi, altfel nu primește încasarea |
| Încasare prin bancă | 5121 = 4111: 6.050 de lei | alegi factura în panoul Detalii |
| Încasare în numerar | 5311 = 4111 | la fel, în registrul de casă |
| Plată la furnizor | 401 = 5121 sau 401 = 5311 | alegi factura furnizorului |
| Depunere de numerar (virament intern) | 581 = 5311, apoi 5121 = 581 | 581 se închide |
| Greșit: plată la furnizor pe 581 | 581 = 5121 | nota se corectează pe 401, cu alocare |
Cum găsești cauza și cum o corectezi în SAGA
Pașii merg în SAGA C și în SAGA WEB. Înainte de corecturi, fă o copie de siguranță a bazei de date.
- Compară cele două coloane. În Situații › Situație clienți (sau furnizori) alegi o perioadă care cuprinde toate datele clientului și compari „Neachitat final” cu „Neachitat la zi”.
- Lămurește tipul problemei. Dacă încasarea apare în fișa 4111 a clientului, lipsește doar legătura. Dacă lipsește din fișă sau stă pe alt cont (581, alt analitic), se corectează nota. Dacă banii au venit înaintea facturii, e un avans real: vezi cum se înregistrează avansul de la client.
- Nu te baza pe „Neachitat” 0. La facturile importate, coloana Neachitat poate arăta 0 fără nicio încasare. Caută încasarea în registrul de casă, jurnalul de bancă și pe extras.
- Leagă nota de factură. În panoul Detalii al notei bifezi „Integral” sau scrii suma în „Achitat”, până când „Suma rămasă” e 0. Sau din Reglare: sus încasările și stornările neatribuite, jos facturile cu sold. „Reglare în FIFO” leagă de facturile anterioare plății, „Reglare automată” împerechează după valoare; verifică ce a legat. Facturile cu TVA la încasare nu se reglează de aici.
- Pentru legături stricate, apeși Verificare. Accepți ștergerea corelațiilor propusă (se șterg doar legăturile, nu notele), apoi refaci legăturile din Reglare.
- Verifică rezultatul. Factura are rest 0, iar „Neachitat final” e egal cu „Neachitat la zi”.
Greșeli frecvente
- O notă nouă ca să „închizi” factura. Încă o notă 5121 = 4111 de 6.050 de lei lasă clientul cu sold creditor, iar banca nu mai bate cu extrasul.
- Corectezi manual „Neachitat la zi” din prima. E ultima soluție, doar dacă Verificare nu propune nimic și diferența rămâne.
- Plătești furnizorul după scadențar, fără să verifici legăturile. Factura care pare neachitată poate fi plătită a doua oară.
- Cauți încasările facturilor dintr-o lună după data notei. Încasările din luna următoare lipsesc și facturile par neîncasate; filtrul se pune pe data facturii.
TVA la încasare, inventariere și sancțiuni
La TVA la încasare, TVA devine exigibilă la data încasării, deci legătura contează și pentru decontul de TVA. Dacă Alfa ar aplica sistemul, factura 245 ar avea 4111 = 4428: 1.050 de lei în loc de 4111 = 4427, iar la încasare, pe lângă 5121 = 4111, s-ar înregistra 4428 = 4427: 1.050 de lei.
Inventarierea se face cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar. La inventariere, creanțele față de terți se verifică și se confirmă, pentru soldurile care dețin ponderea valorică, prin extrase de cont sau punctaje reciproce scrise; nerespectarea procedurii și refuzul de confirmare se sancționează potrivit legii. Cu legături greșite, riști să ceri confirmarea sau plata unor facturi deja achitate.
Baza legală, valabilă în 2026
- OMFP nr. 1802/2014, forma consolidată la 13.10.2026: contul 411 „Clienți” primește în credit sumele încasate de la clienți (512, 531), iar soldul arată sumele datorate de clienți; pct. 329, evidența pe fiecare client; contul 581, viramente între conturile de trezorerie, de regulă fără sold.
- Normele aprobate prin OMFP nr. 2861/2009, pct. 2 și 28: inventarierea cel puțin o dată pe exercițiu și confirmarea creanțelor pe bază de extrase de cont sau punctaje reciproce.
- Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), art. 282 alin. (3), exigibilitatea în sistemul TVA la încasare, și art. 291 alin. (1), cota standard de 21%; forma actualizată e și pe site-ul ANAF.
Întrebări frecvente
Trebuie să fac o notă contabilă nouă ca factura să apară încasată?
Nu. Dacă încasarea e deja în registrul de casă sau în jurnalul de bancă, lipsește doar legătura, care se face din panoul Detalii al notei sau din Reglare. O notă nouă ar dubla încasarea și ar lăsa clientul cu sold creditor.
Ce diferență este între „Neachitat final” și „Neachitat la zi”?
„Neachitat final” e soldul contabil al clientului la sfârșitul perioadei, iar „Neachitat la zi” e restul din legăturile facturi–încasări. Diferența e normală doar cu încasări după perioada aleasă; altfel, legăturile lipsesc sau sunt greșite.
De ce toate facturile importate apar neîncasate?
Importul de facturi nu aduce încasări, iar facturile intră de obicei nevalidate. Le validezi, operezi sau imporți încasările, apoi verifici că nu a rămas nicio încasare neasociată.
Situația furnizorilor arată o factură neachitată, deși am plătit-o. Ce verific întâi?
Verifică dacă plata e pe 401 și legată de factură. Dacă e pe 581, nota se corectează pe 401, cu alocare pe factură. Până lămurești, nu plăti factura din nou.
Firma aplică TVA la încasare. Poate apărea aceeași problemă?
Încasarea lăsată complet nelegată, nu: pe aceste facturi SAGA nu salvează o încasare neasociată corect. Asocierile greșite, inclusiv la stornări, apar însă la închiderea TVA, ca note de reglare pe 4428, și nu se corectează din Reglare. Despre condițiile sistemului, vezi plafonul pentru TVA la încasare.
AI SAGA este un produs independent. Nu este afiliat cu SAGA Software S.R.L., producătorul programului SAGA, și nu este aprobat de aceasta; SAGA este marca înregistrată a titularului ei.