Cum se înregistrează avansul de la client?

Ce înseamnă avansul de la client, pe înțeles

Avansul este o plată primită înainte să livrezi marfa sau să prestezi serviciul. Banii sunt în cont, dar nu sunt încă venitul tău: până livrezi, îi datorezi clientului bunul, serviciul sau banii înapoi. De aceea avansul stă în contul de datorii 419 „Clienți - creditori” până la livrare.

La TVA regula e mai strictă: taxa se datorează din ziua încasării, nu din ziua livrării. Un avans de 12.100 lei conține deja 2.100 lei TVA (la 21%), de declarat în decontul perioadei încasării.

Formulele contabile pentru avansul de la client

Pentru o firmă plătitoare de TVA, cu cota standard de 21% (valabilă în 2026), drumul complet arată așa:

Contul de venit depinde de ce vinzi: 707 la mărfuri, 701 la produse finite, 704 la servicii. Unii contabili scriu stornarea fără minus, invers: 419 = 4111 și 4427 = 4111. Soldurile ies la fel; OMFP 1802/2014 trece în debitul contului 419 tocmai „decontarea avansurilor încasate de la clienți”.

Avansul de la client în SAGA: legarea încasării

În SAGA, încasarea din Registrul de casă sau din Jurnalul de bancă se scrie pe 4111, cu clientul ales în panoul Detalii. Suma se leagă pe factură cu bifa „Integral” sau scriind-o în „Achitat”, până când „Suma rămasă” ajunge la 0; restul nedistribuit rămâne avans nerepartizat.

Când banii vin înaintea facturii, încasarea rămâne nelegată. Dacă uiți s-o legi după emiterea facturii, soldul clientului e corect, dar factura apare în continuare de plată: e cazul tipic de factura neachitată în SAGA, deși banii au intrat. Se repară din panoul Detalii al notei sau din Situație clienți › Reglare, nu cu note contabile noi.

• „Reglare în FIFO” nu ajută aici: leagă doar de facturi anterioare plății. Avansul îl legi manual sau cu „Reglare automată”, după valoare.
• Avansurile deschise se văd în Situație clienți, pe tabul Avansuri.
• La firmele cu TVA la încasare, SAGA nu salvează o încasare neasociată corect pe facturi, iar legătura nu se mai reglează ulterior cu Reglare.

Dacă operezi extrasele în masă, vezi și importul extraselor bancare în SAGA din Excel.

Încasare avans fără factură: TVA e tot exigibilă

Legea îți dă timp pentru factură, nu și pentru TVA:

• factura de avans se emite cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare încasării;
• TVA se datorează de la data încasării, deci intră în decontul perioadei în care au intrat banii, chiar dacă factura se emite luna următoare;
• pe factura emisă după încasare se trece și data încasării avansului (art. 319 alin. (20) lit. c));
• invers, o factură de avans emisă înainte de încasare face TVA exigibilă la data facturii (Normele metodologice, pct. 25 alin. (1)).

Cel mai simplu: emiți factura de avans în ziua încasării.

Avans facturat cu TVA 19% în 2025, livrare în 2026

Cota standard e de 21% de la 1 august 2025. Un avans încasat până la 31 iulie 2025 (sau facturat înainte de încasare, până atunci) a fost taxat cu 19%. La o livrare în 2026 se aplică cota de la data livrării, 21%, iar avansul se regularizează (art. 291 alin. (6) din Codul fiscal și pct. 95 alin. (3) din Norme). Exemplu: avans de 11.900 lei (10.000 + 1.900 TVA), livrare de 30.000 lei:

• stornezi avansul cu cota lui, 19%: −10.000 lei bază și −1.900 lei TVA;
• facturezi toată livrarea cu 21%: 30.000 lei plus 6.300 lei TVA;
• clientul mai plătește 36.300 − 11.900 = 24.400 lei, iar în luna livrării colectezi 6.300 − 1.900 = 4.400 lei TVA.

Restituirea avansului

Dacă se renunță la contract înainte de livrare, baza de impozitare se reduce (art. 287 lit. a) din Codul fiscal) și stornezi factura de avans: 4111 = 419 / 4427, cu minus. La returnarea banilor: 4111 = 5121. Stornarea folosește cota facturii de avans, chiar dacă între timp s-a schimbat (Normele, pct. 25 alin. (2)).

Greșeli frecvente la avansul de la client

• Avans încasat și nefacturat. TVA lipsește din decontul perioadei încasării, iar diferența descoperită ulterior aduce dobânzi și penalități.
• Avansul trecut direct la venituri. Până la livrare suma e o datorie față de client (419), nu un venit în 707.
• Stornarea uitată. Factura finală cere toată valoarea, TVA pe avans se colectează de două ori, iar 419 rămâne cu sold. Pe factura finală menționezi factura de avans.
• Avansul de 19% stornat cu 21%. Se stornează cu cota cu care a fost facturat; detalii la stornarea unei facturi cu TVA 19%.
• Încasarea lăsată nelegată în SAGA. Factura rămâne neachitată în Situația clienților și în scadențar.

Termene și amenzi

• Factura de avans: până în a 15-a zi a lunii următoare încasării.
• RO e-Factura: 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere; ziua emiterii nu se numără. Detalii la termenul e-Factura.
• Factură netrimisă în RO e-Factura (B2B): amendă de 15% din valoarea totală a facturii (art. 13² din OUG 120/2021).
• Factură trimisă cu întârziere: 5.000–10.000 lei la contribuabilii mari, 2.500–5.000 lei la cei mijlocii și 1.000–2.500 lei la ceilalți, pentru una sau mai multe facturi cu termenul în aceeași lună.

Baza legală, valabilă în 2026

• Codul fiscal (Legea 227/2015), forma consolidată: art. 282, 287, 291, 319 și 330.
• Normele metodologice (HG 1/2016), ediția ANAF: pct. 25, 35 și 95.
• OMFP 1802/2014, forma consolidată: pct. 311, 311¹, 316 alin. (2) și funcțiunea contului 419.
• OUG 120/2021 privind RO e-Factura: art. 10, 10¹ și 13².